Pengendalian Yang Efektif

BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang

Manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian dan pengendalian sumber daya untuk mencapai sasaran secara efektif dan efisien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilakukan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal. Diantara beberapa fungsi manajemen adalah pengendalian. Pengendalian berusaha untuk mengevaluasi apakah tujuan dapat dicapai, dan apabila tidak dicapai maka kita harus mencari factor penyebabnya, dengan demikian dapat dilakukan tindakan perbaikan. Dengan adanya pengendalian juga dapat memungkinkan manajer untuk mendeteksi penyimpangan dari perencanaan tersebut tepat pada waktunya dalam melakukan tindakan perbaikan sebelum penyimpangan menjadi lebih buruk.

Pengorganisasian dengan menggunakan prosedur pengendalian dapat membantu suatu perusahaan untuk mencapai sasarannya dan menggunakan sumber daya yang ada secara efisien. Pengendalian yang efektif juga dapat diterapkan agar perusahaan tetap dapat bertahan di dalam pasar global yang sifatnya musiman dan tidak menentu. Pengendalian juga memastikan aktivitas yang sebenarnya sesuai atau tidak dengan aktivitas yang direncanakan.

Dari masalah di atas kita perlu belajar mengenai bentuk pengendalian – pengendalian yang efektif agar kita tidak terjebak di zaman sekarang yang sudah memasuki era globalisasi pasar global.

B.     Rumusan Masalah

1.      Apakah yang dimaksud dengan pengendalian yang efektif?

2.      Apa saja jenis-jenis pengendalian dalam sebuah organisasi?

3.      Bagaimana proses dan cara agar pengendalian dapat berjalan dengan efektif?

4.      Apa penyebab terjadinya masalah pada pengendalian dan bagaimana cara pencegahannya?

C.     Tujuan Penulisan

1.      Untuk mengetahui pengertian pengendalian yang efektif.

2.      Untuk mengetahui jenis-jenis pengendalian dalam sebuah organisasi.

3.      Untuk mengetahui proses dan cara agar pengendalian dapat berjalan dengan efektif.

4.      Untuk mengetahui penyebab terjadinya masalah pada pengendalian dan cara pencegahannya.

D.    Manfaat Penulisan

Manfaat yang ingin dicapai dalam penulisan ini adalah agar mahasiswa dapat  memahami serta menerapkan konsep pengendalian yang efektif dalam  menjalankan aktivitas organisasi agar sesuai dengan apa yang direncanakan dan dapat bersaing dalam masyarakat global.

      

BAB II

PEMBAHASAN

A.    Pengertian Pengendalian yang Efektif

Pengendalian (controlling) adalah aktivitas pengawasan untuk memastikannya tercapai sesuai rencana dan mengkoreksi setiap deviasi signifikan. Pengendalian dilakukan dengan tujuan supaya apa yang telah direncanakan dapat dilaksanakan dengan baik sehingga dapat mencapai target maupun tujuan yang ingin dicapai. Pengendalian memang merupakan salah satu tugas dari manager. Satu hal yang harus dipahami, bahwa pengendalian dan pengawasan adalah berbeda karena pengawasan merupakan bagian dari pengendalian. Bila pengendalian dilakkan dengan disertai pelurusan (tindakan korektif), maka pengawasan adalah pemeriksaan di lapangan yang dilakukan pada periode tertentu secara berulang kali.

Efektif adalah pencapaian tujuan secara tepat atau memilih tujuan-tujuan yang tepat dari serangkaian alternatif atau pilihan cara dan menentukan pilihan dari beberapa pilihan yang lainnya. Efektif bisa juga diartikan sebagai pengukuran keberhasilan dalam pencapaian tujuan-tujuan yang telah ditentukan.

      Jadi, pengendalian yang efektif adalah proses memastikan aktivitas yang dijalankan sesuai dengan aktivitas yang direncanakan dan dilaksanakan dengan baik sehingga mencapai target dan tujuan yang ingin dicapai dengan tepat.

B.     Jenis-Jenis pengendalian

 Berdasarakan bagian yang akan diawasi, pengendalian dibedakan atas :

1.    Pengendalian karyawan

Pengendalian ini ditujukan kepada hal-hal yang berhubungan dengan kegiatan pegawai, apakah pegawai bekerja sesuai dengan perintah, rencana, tata kerja, kehadiran pegawai dan lain – lain.

2.    Pengendalian keuangan

Ditujukan untuk hal-hal yang menyangkut dengan masalah keuangan, tentang pemasukan dan pengeluaran, biaya-biaya perusahaan termasuk pengendalian anggarannya.

3.    Pengendalian produksi

Adalah pengendalian yang difokuskan untuk mengetahui kualitas dan kuantitas produk yang dihasilkan, apakah sesuai dengan standar atau rencana awal.

4.    Pengendalian waktu

Ditujukan kepada penggunaan waktu, artinya apakah waktu untuk mengerjakan suatu pekerjaan sesuai atau tidak dengan perencanaan.

5.    Pengendalian teknis

Berkaitan dengan hal – hal yang bersifat fisik, yang berhubungan dengan tindakan dan teknis pelaksanaan.

6.    Pengendalian kebijaksanaan

Yaitu untuk mengetahui dan menilai apakah kebijaksanaan organisasi telah dilaksanakan sesuai dengan aturan.

7.    Pengendalian penjualan

Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui apakah produksi yang dihasilkan terjual sesuai dengan target yang ditentukan.

8.    Pengendalian inventaris

Untuk mengetahui apakah inventaris perusahaan masih ada semuanya atau ada yang berkurang.

9.    Pengendalian pemeliharaan

Yaitu untuk mrengetahui apakah semua inventaris perusahaan terpelihara atau tidak dan mengalami kerusakan.

C.     Cara Agar Pengendalian Berjalan dengan Efektif

Langkah-langkah proses pengendalian :

1.        Menentukan standar-standar yang akan digunakan sebagai dasar pengendalian.

2.        Mengukur pelaksanaan atau hasil yang telah dicapai

3.        Membandingkan pelaksanaan atau hasil dengan standard an menentukan penyimpangan jika ada.

4.        Melakukan tindakan perbaikan, jika tedapat penyimpangan agar pelaksanaan dan tujuan sesuai dengan rencana. Rencana juga perlu dinilai ulang dan di analisis kembali, apakah sudah benar-benar realistis atau tidak. Jika belum benar atau realistis maka rencana itu harus diperbaiki.

Cara-cara pengendalian :

1.        Pengawasan langsung

Adalah pengawasan yang dilakukan sendiri secara langsung oleh seorang manajer. Manajer memeriksa pekerjaan yang sedang dilakukan untuk mengetahui apakah pekerjaan dikerjakan dengan benar dan hasilnya sesuai dengan target.

2.        Pengawasan tidak langsung

Adalah  jenis pengawasan jarak jauh dengan melalui laporan oleh bawahan baik secar lisan maupun tulisan tentang pelaksanaan pekerjaan dan hasil – hasil yang dicapai.

3.         Pengawasan berdasarkan pengecualian

Adalah pengendalian yang dikhususkan untuk kesalahan – kesalahan yang tidak biasa dari hasil atau standar yang diharapkan, pengendalian ini dilakukan dengan cara kombinasi pengendalian langsung dan tidak langsung oleh manajer.

D.    Penyebab Terjadinya Masalah pada Pengendalian dan Cara Pencegahannya

1.    Penyebab masalah pengendalian

a.    Kurangnya pengarahan

     Ketika terjadi kurangnya pengarahan, maka terjadinya perilaku yang diinginkan kemungkinan disebabkan karena factor kebetulan. Sehingga, salah satu fungsi pengendalian melibatkan pemberian informasi kepada karyawan tentang bagaimana caramereka dapat berkontribusi secara langsung untuk memenuhi tujuan perusahaan.

b.    Masalah motivasi

Masalah  motivasi merupakan masalah yang umum karena tujuan individu dan tujuan perusahaan secara alami tidak sejalan dengan individu yang memiliki kepentingan sendiri. Karyawan sering kali bertindak atas dasar keinginannya sendiri dengan mengorbankan kepentingan perusahaan.

     Secara keseluruhan, bukti survei menyatakan bahwa terjadi pengurangan tenaga, kesalahan pengelolaan, dan penggelapan sumber daya dalam organisasi, di antara tipe lain dari perilaku buruk yang dilakukan karyawan, dan ini terjadi secara umum dalam banyak perusahaan.

c.    Keterbatasan individu

     Masalah perilaku terakhir terjadi ketika karyawan yang tahu apa yang diharapkan dari mereka, dan dimotivasi untuk memiliki kinerja yang tinggi, ternyata tidak dapat melakukannya dengan baik karena beberapa keterbatasan lain. Beberapa keterbatasan personel sangat spesifik. Mungkin disebabkan karena kurangnya kemampuan, pelatihan, pengalaman, stamina, atau pengetahuan untuk mengerjakan tugas. Selain itu, penelitian yang didasarkan pada psikologi menyatakan bahwa semua individu, baik yang pandai, yang terlatih dengan baik, dan yang berpengalaman, menghadapi keterbatasan kemampuan dalam menerima masalah baru, mengingat fakta penting dan memproses informasi dengan tepat.

2.   Pencegahan masalah pengendalian

a.    Penghilangan aktivitas

     Manajer sering kali dapat menghindari masalah pengendalian yang berkaitan dengan entitas khusus atau aktivitas dengan cara membalik resiko yang potensial, dan menggabungkan keuntungan, kepada pihak ketiga seperti mekanisme subkontrak, perjanjian lisensi, atau divestasi. Bentuk penghindaran tersebut yang disebut dengan penghapusan aktivitas.

b.    Otomatisasi

     Otomatisasi merupakan kemungkinan kedua untuk pencegahan. Manajer sering kali dapat menggunakan komputer, robot, expert system, dan bentuk otomatisasi lainnya untuk mengurangi pemaparan perusahaan terhadap beberapa masalah pengendalian.

c.    Sentralisasi

Sentralisasi pengambilan keputusan sebagai kemungkinan pencegahan yang ketiga, merupakan elemen penting dalam hampir semua perusahaan yang menggunakan system pengendalian manajemen. Tingginya tingkat sentralisasi, dimana semua keputusan penting dibuat oleh level manajemen puncak, hal ini biasanya terjadi pada industri kecil, khususnya apabila bisnis dijalankan oleh pendiri atau pemilik. Tingginya tingkat sentralisasi juga terdapat pada beberapa perusahaan besar yang memiliki manajer puncak yang seringkali memiliki reputasi menjadi “berorientasi pada detail” atau “pengendalian yang aneh”.

d.   Pembagian risiko

Pembagian risiko dengan pihak luar dapat membatasi kerugian yang dapat terjadi karena perilaku karyawan yang tidak pada tempatnya. Pembagian risiko dapat dilakukan dengan membeli asuransi untuk pelindung dalam menghadapi kemungkinan kerugian besar yang potensial dalam perusahaan yang mungkin dapat dihindari.

BAB III

PENUTUP

A. Kesimpulan

      Pengendalian yang efektif adalah proses memastikan aktivitas yang dijalankan sesuai dengan aktivitas yang direncanakan dan dilaksanakan dengan baik sehingga mencapai target dan tujuan yang ingin dicapai dengan tepat sehingga dapat dijalankan dalam suatu aktivitas oganisasi.

Ada beberapa cara-cara untuk melakukan pengendalian di antara nya seperti pengawasan langsung, pengawasan tidak langsung, pengawasan berdasarkan pengecualian.

Terkadang dalam pengendalian terdapat beberapa masalah yang terjadi karena beberapa hal seperti kurangnya pengarahan, masalah motivasi. Dan ada juga beberapa cara untuk mencegah hal-hal tersebut seperti otomatisasi, sentralisasi dll.

B.     SARAN

Dengan adanya makalah ini diharapkan pembaca dapat mengetahui tentang pentingnya suatu pengendalian yang efektif dalam aktivitas organisasi, agar proses pengendalian dapat berjalan sesuai dengan perencanaan yang telah dibuat dan menghasilkan kinerja yang lebih baik. Dan untuk melengkapi makalah ini diharapkan agar para pembaca dapat memberi saran atau kritiknya demi perbaikan makalah ini di waktu yang akan datang.

Daftar Pustaka

Merchant, Kenneth A., Stede, Wim A. Van der, Sistem Pengendalian Manajemen, 3-rd. Edition. Salemba Empat, Jakarta Selatan, 2014.

Anthony, Robert N., Govindarajan, Vijay, Management Control System, 1-th. Edition. Salemba Empat, Jakarta, 2009.

Robbins, Stephen P., Judge, Timothy A., Perilaku Organisasi, 16-th. Edition. Salemba Empat, Jakarta, 2015.